이른바 눈에 보이지 않는 데이터인 '다크데이터(dark data)가 여러 파일 디지털화하는 과정에서 기업에 큰 피해를 줄 수 있는 것으로 관측됐다.
기업 네트워크를 위협하는 다크데이터는 인스턴트 메시지나 영상 통화 자막, 검색 데이터 저장소에 중앙화되지 않은 각종 전자 정보를 아우른다.
기업 콘텐츠 관리 솔루션 제공 기업인 하이랜드(Hyland)의 최고 기술 관리자 브라이언 레밍턴(Brian Remmington)은 해외 온라인 테크 매체 테크리퍼블릭과의 인터뷰에서 "다크데이터는 관리되지 않는 데이터나 발견할 수 있는 기업 자원이다. 다크데이터는 한 번 발견하면, 더는 다크데이터라고 할 수 없다"라고 설명했다.
코로나 확산세 이후 많은 조직이 분산화 수준이 높은 원격 근무 환경으로 전환하면서 다크데이터가 급격히 증가했다. 레밍턴의 설명에 따르면, 직원이 기업 노트북으로 영상 통화 기능부터 문서 공유, 메일 접속 등 수많은 업무를 처리하면서 기업 저장소에 숨겨진 다크 데이터가 급격히 증가했다.
다크데이터를 관리하지 않는다면, 기업에 얼마나 큰 피해가 발생하게 될까?
먼저, 다크데이터를 관리하지 않은 채로 방치한다면, 법률과 보안, 규정 준수 위험이 발생할 수 있다. 기업이 법률 소송을 진행 중이며, 다크데이터 중, 소송과 관련된 중요한 정보가 담겨있다면, 어떨까?
다크데이터 방치는 조직 내 중요한 결정을 담당한 이가 잘못된 판단을 내리도록 영향을 미칠 수도 있다. 그와 동시에 다크데이터에 포함된 정보를 불필요하게 반복 검색하는 등 생산성 낭비 문제나 조직 내 데이터 불일치 현상인 데이터 사일로(data silo) 문제가 발생할 수도 있다.
레밍턴은 "다크데이터를 적절히 분류·관리할 수 있도록 발굴하고 잠재적으로 비즈니스 인텔리전스를 분석하는 것을 최우선 목표로 두어야 한다. 검토해야 할 핵심 사항 중 하나는 다크데이터의 데이터 불일치 발생 원인 파악과 문제 예방 프로세스와 툴 식별이다"라고 설명했다.
다크데이터 문제는 몇 가지 간단한 작업만으로 예방할 수 있다. 다크데이터를 줄일 한 가지 방법으로 데이터 안전 유지 정책을 시행하고는 직원의 정책 준수 교육을 지원하는 것이다. 보안 감사도 개인 작업 상황과 중앙 데이터 저장소의 데이터 불일치를 막을 효율적인 수단이다.
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